Essayons de définir simplement ce qu'est la gouvernance...
La gouvernance est un ensemble de politiques et de méthodes qui permettent de gérer au mieux le cycle de vie d’une application. Si l’on revient au sens premier du terme "gouverner", un dictionnaire nous ramène à la notion de diriger un bateau à l’aide d’un gouvernail ; diriger un navire et le faire évoluer, maintenir un navire à un cap donné au moyen du gouvernail. Appliqué à l’informatique d’entreprise en général, et pas seulement à un outil comme SharePoint, il s’agit de définir un ensemble de règles, de procédures, de rôles qui contrôlent l’utilisation d’un système afin d’atteindre un but ou d’aider l’entreprise dans ses objectifs. N’ayant nullement la prétention ici de faire le tour du sujet (des ouvrages entiers y sont consacrés), notons tout de même que :
- Dans le cadre d’une plate-forme simple pour une PME, la notion de gouvernance sera peut-être moins présente ; SharePoint sera alors utilisé pour un seul usage, de type intranet, avec une seule ferme, composée vraisemblablement d’un seul serveur et d’une seule collection de sites…
- … Mais dans le cas d’une plus grande entreprise où le produit sera utilisé pour des besoins de collaboration avec des partenaires (Extranet) ou des sites publics, la gouvernance sera partie prenante du projet et de la vie du produit à chaque instant.
La gouvernance pourrait être comparée avec le principe d’amélioration continue (aussi appelé "roue de Deming" ou PDCA) des démarches normatives :
- Plan (planifier) : définir les règles d’utilisation, de gestion de l’applicatif ; définir les attentes, les besoins de l’entreprise.
- Do (déployer) : installer la plate-forme, désigner les rôles et responsabilités.
- Check (vérifier) : vérifier l’adoption (ou les freins à l’adoption) des utilisateurs, gérer le changement dans les méthodes de travail, vérifier que l’outil apporte bien ce pour quoi il a été implémenté, auditer les procédures et leur efficacité.
- Act (corriger) : corriger les erreurs et faiblesses des premières versions et recommencer le cycle. Mettre en œuvre les actions décidées suite aux phases de vérification et d’audit.
Certaines fonctionnalités ou applications de service sont liées à cette notion de gouvernance du produit et des règles d’utilisation. Par exemple, l’application de service de métadonnées gérées (disponible avec les versions Server seulement) permet de mettre à la disposition des utilisateurs des termes utilisés dans l’entreprise, avec une hiérarchie à utiliser pour catégoriser le contenu. Plutôt que de laisser chacun saisir une métadonnée librement, cette application de service permet d’uniformiser les mots-clés à utiliser dans un contexte particulier d’un projet, d’une équipe, des produits ou services commercialisés par l’entreprise, etc.
Les actions liées à la gouvernance suivent plusieurs buts, la liste suivante n’ayant vraiment rien d’exhaustif :
- Définir les attentes par rapport à l’outil informatique SharePoint, les problématiques que le produit peut traiter.
- Faire correspondre un besoin métier avec une solution fonctionnelle (quelle est la valeur ajoutée du besoin ? Pour qui cette valeur est-elle importante ? L’entreprise doit-elle vraiment payer pour telle fonction, afin d’atteindre tel but ?).
- Aider la gestion du changement à tous les échelons de l’entreprise : définir les procédures d’utilisation, les responsabilités de chacun eu égard au contenu géré par SharePoint, la formation des utilisateurs.
- Identifier les coûts du projet par rapport aux bénéfices attendus ou mesurés, que ce soit sur le plan de la productivité personnelle ou d’un service, d’un site de l’entreprise.
Cependant, gardons à l’esprit que ces actions ne sont pas propres à une plate-forme comme SharePoint. Simplement, cet outil n’est pas tout à fait comme les autres. N’oubliez pas que SharePoint lui-même ne fait rien, c’est ce que l’on met dans l’outil qui sert à l’entreprise, améliore ses processus, la circulation de l’information, etc. De par sa couverture fonctionnelle, les actions d’uniformisation, de formation, d’évolution et d’amélioration constante ont plus de relief avec un projet autour des produits de la gamme SharePoint. De plus, le produit est rarement choisi pour répondre à une seule problématique. Et enfin, une autre difficulté qui nécessite de planifier ces actions est le fait que de nombreux interlocuteurs de plusieurs services de l’entreprise puissent être impliqués dans le projet (informatique, services métiers, services de support comme la comptabilité, les ressources humaines…). Toutes ces actions permettent également de faire remonter les remarques des groupes de travail auprès des gestionnaires de contenu de l’outil ou des administrateurs et de rédiger des procédures ou de proposer des usages afin d’alimenter le processus d’amélioration. Les documents du projet et l’ensemble des procédures qui gouvernent l’utilisation du contenu d’une plate-forme SharePoint sont aussi indispensables que la liberté laissée aux utilisateurs de personnaliser leur expérience avec le produit.
Bonne lecture
Joris